Tutorial iOS

1. App Start Kalender


App Start Calendar

Die App startet in der Regel im Kalender. (Sonst kannst Du diesen über das Menü öffnen.)

In diesem kannst Du schnell sehen, was Du an den einzelnen Tage gearbeitet hast. In der Fußzeile der Einträge-Liste unter dem Kalender siehst Du eine Summe der Stunden und Erträge, wenn Du Zeiten mit Stundensatz erfasst.

2. Ersten Eintrag erstellen


Create your first Record

Erstelle einen neuen, leeren Eintrag am momentan ausgewählten Tag im Kalender über die Zeile "Neuer Eintrag".

Ein neuer Eintrag ist mit der momentanen Startzeit erstellt worden.

Du kannst diesen Eintrag direkt bearbeiten, indem Du ihn einem Auftrag oder einer Aufgabe zuweist.

Du kannst diesem speziellen Eintrag auch einen Stundensatz, einen Zuschlag oder einen Abzug geben, aber dazu später mehr.

Für eine Notiz ist ganz unten auf der Maske Platz.

Weise diesen ersten Eintrag nun einem Auftrag zu.

 

3. Auftrag erstellen


Create a Job

In der Aufträge-Liste erstelle direkt einen neuen Auftrag.

Ein neuer Auftrag wurde erstellt und Du kannst diesen direkt bearbeiten.

Gib bitte eine Auftragsbezeichnung ein.

Wenn Du Zeiten per Stundensatz abrechnen kannst, gib hier den Stundensatz ein. Dieser wird an alle Aufgaben und Einträge zu diesem Auftrag weiter gegeben.

Im Zuschlag kannst Du einen Geld- oder Minutenbetrag definieren, der bei JEDEM Eintrag zu diesem Auftrag eingerechnet wird. Mit dieser Funktion kannst Du z.B. einen Tagessatz abbilden, aber dazu später mehr.

Im Abzug kannst Du einen Geld- oder Minutenbetrag definieren, der bei JEDEM Eintrag zu diesem Auftrag abgezogen wird. Mit dieser Funktion kannst Du z.B. einen automatischen Pausenabzug vornehmen.

Wenn Du die erfassten Start- und Stop-Zeiten automatisch runden möchtest, kannst Du dies hier einstellen. Auch diese Einstellung wird an alle Aufgaben und Einträge zu diesem Auftrag weiter gegeben.

Für eine Notiz ist ganz unten auf der Maske Platz. Diese gehört nur zu diesem Auftrag.

Weise diesen Auftrag nun einem Auftraggeber zu.

4. Auftraggeber erstellen


Create a Client

In der Auftraggeber-Liste erstelle direkt einen neuen Auftraggeber.

Ein neuer Auftraggeber wurde erstellt und Du kannst diesen direkt bearbeiten.

Gib bitte einen Auftraggeber Namen ein.

Auch im Auftraggeber kannst Du Stundensatz, Zuschlag, Abzug und Rundung festlegen, die in alle Aufträge, Aufgaben und Einträge weiter gegeben werden. Unserer Erfahrung nach, macht es meist mehr Sinn, diese pro Auftrag festzulegen.

Bist Du mit dem Erstellen des Auftraggeber fertig, gehe einen Bildschirm zurück. Tippe ihn in der Auftraggeber-Liste an und weise ihn damit dem Auftrag zu.

Gehe aus dem Auftrag ebenfalls einen Bildschirm zurück. Tippe ihn in der Aufträge-Liste an und weise ihn damit dem Eintrag zu.

 

5. Aufgabe erstellen


Create a Task

Erstelle eine neue Aufgabe, wie Du es schon mit Auftrag und Auftraggeber getan hast.

Diese Aufgabe wurde bereits automatisch Deinem Auftrag zugewiesen und Stundensatz, Zuschlag, Abzug und Rundung sind vom Auftrag übernommen, wenn Du diese eingegeben hast.
Mit dem Aufgaben-Zuschlag lässt sich ein Tagessatz abbilden, falls Du das benötigst.

Du kannst Stundensatz, Zuschlag, Abzug und Rundung aus dem Auftrag (oder Auftraggeber) in einer Aufgabe überschreiben.
Bist Du mit dem Erstellen der Aufgabe fertig, gehe einen Bildschirm zurück. Tippe sie in der Aufgaben-Liste an und weise sie damit dem Eintrag zu.

6. Erster Eintrag erstellt


First Record created

Gratulation, Du hast jetzt Deinen ersten Eintrag samt kompletter Auftrags-Konfiguration eingegeben.

Weitere Einträge lassen sich in Zukunft viel schneller erstellen, indem Du z.B. den roten Stoppuhr-Button im Eintrag verwendest.

Mit diesem Stoppuhr-Button stoppst und startest Du Einträge am schnellsten. Diesen gibt es auch in einem Heute-Widget, aber dazu später mehr.

Unter Umständen musst Du für Deinen Auftrag noch ein paar Aufgaben anlegen, damit Du Deine Zeiten korrekt erfassen kannst.

 

8. Einträge duplizieren, markieren, ausblenden und löschen


Create further Records

Das Erstellen von weiteren Einträgen ist viel einfacher, als der allererste. Das hatten wir schon erwähnt.

Möchtest Du einen Eintrag komplett Duplizieren, kannst Du auf der Eintrags-Zeile mit dem Finger wischen und den Dokumenten-Plus-Button verwenden. Mit diesem wird eine Kopie dieses Eintrags auf den heutigen Tag erstellt. Damit ist es also ganz simpel möglich, die immer gleichen Arbeitszeiten für jeden Tag zu erstellen.

Mit dem Markieren Button, kannst Du diesen Eintrag (oder Auftraggeber, Auftrag, Aufgabe in den anderen Listen) markieren. Er wird dann farbig hervorgehoben.

Mit dem Ausblenden button, kannst Du diesen Eintrag (oder Auftraggeber, Auftrag, Aufgabe in den anderen Listen) ausblenden. Er ist dann nur noch im Bearbeitungs-Modus der Liste sichtbar.

Möchtest Du einen Eintrag löschen, so kannst Du dies mit dem roten Papierkorb Button.

 

9. Budgets setzen


Budget setzen

Budgets können für Auftraggeber, Aufträge und Aufgaben gesetzt werden.
Z.B. in den Auftrag-Details kann eine Anzahl Stunden oder Summe Umsatz gesetzt werden, die zur Budget-Berechnung verwendet wird.

Budgets für Auftraggeber, Aufträge und Aufgaben werden jeweils unabhängig voneinander berechnet und der Verbrauch anhand farbiger Icons in den Listen angezeigt.

... und kontrollieren


Budget kontrollieren

Der aktuelle Budget-Status lässt sich in den Auftraggeber-, Aufträge-, Aufgaben- und der Einträgeliste ersehen.
Anhand von roten, gelben und grünen Icons wird Dir der Status des jeweiligen Budgets symbolisiert.

Auf dem Screenshot z.B. ist das Budget für die Aufgabe 'Testen' im grünen Bereich, für die Aufgabe 'Entwicklung' ist das Budget jedoch bereits nahezu aufgebraucht.
Das Budget für den Auftrag 'iPhone App' ist angebrochen, geht jedoch noch nicht zur Neige.
Für den Auftraggeber 'Taptile Apps UG' wurde kein Budget festgelegt.

 

10. Heute-Widget


Today-Widget

Noch schneller Einträge erstellen.
Du kannst Dir im Heute-Bildschirm Deines iOS-Geräts unser Widget einblenden und siehst in diesem die Einträge der letzten Tage. Auch hier kannst Du den roten Stoppuhr-Button verwenden, um neue Einträge zu erstellen.

11. Charts


Charts

Möchtest Du Dir eine graphische Verteilung Deiner Arbeitszeiten ansehen, kannst Du die Charts aus dem Menü aufrufen.

Hier stehen Dir die Verteilung Deiner Stunden über die Auftraggeber, die Aufträge, Aufgaben und Tage zur Auswahl zur Verfügung.

Wir empfehlen, einen Filter zu setzen, bevor Du die Charts aufrufst, um die Berechnung des Charts zu minimieren. Im speziellen das Aufgaben-Chart kann bei vielen Daten sehr lange benötigen.

 

12. Filter


Filter

Fast überall in unserer App steht Dir oben rechts mit dem Filter-Icon der Filter zur Verfügung.
Mit diesem kannst Du die anzuzeigenden und exportierenden Einträge filtern. Die Filterung ist möglich nach Auftraggeber, Auftrag, Aufgabe und einem Freitext, der über die Notizen sucht, sowie nach beliebigen Zeiträumen.
Für die Zeiträume gibt es vordefinierte Buttons für Woche, Monat und Jahr.
Jeder Filter wird automatisch in der Liste gespeichert und steht dann zum direkten Zugriff zur Verfügung.

Über den Filter-Löschen-Button (rechts neben den Datums-Feldern) kannst Du den Filter wieder deaktivieren.

13. Export and Database Backup


Export and Database Backup

Möchtest Du Deine Arbeitszeiten exportieren, stehen Dir dafür der CSV- und der PDF-Export zur Verfügung.
Den CSV-Export kannst Du direkt in Numbers auf dem iOS-Gerät öffnen, oder auch für den Import in einer App an Deinen Computer verwenden. Je nach App brauchst Du mal das Komma oder das Semikolon als Trennzeichen.

Der PDF-Export eignet sich hervorragend, um ihn Deiner Rechnung anzuhängen oder dem Projektleiter vorzulegen. Die Umsätze und Notizen lassen sich ausblenden, wenn diese nicht im PDF auftauchen sollen.

Die Exporte lassen sich per Email versenden, in Deinem iCloud Drive speichern oder direkt mit einer anderen App auf Deinem Gerät öffnen.

Ganz unten auf dem Export-Bildschirm gibt es die Datenbank-Sicherung, mit der Dein kompletter Datenbestand gesichert werden kann. Nach Email oder in Dein iCloud-Drive. Diese Datenbank-Sicherungen kannst Du später wieder in unseren Apps importieren.

 

14. Einstellungen


Settings

In den Einstellungen kannst Du die Anzeige Deiner Arbeitszeiten auf Dezimal umstellen.

Wenn Du die Hilfetexte nicht mehr benötigst, kannst Du diese hier ausblenden.

Möchtest Du Deine Daten zwischen iPhone, iPad und Mac synchronisieren, kannst Du dies hier aktivieren. Gibt es Probleme mit der iCloud-Synchronisation schicke uns bitte eine Email, da die Konfiguration an mehreren Stellen im System korrekt sein muss. Wir helfen Dir damit gern per Email weiter!

Wenn Du immer nur eine aktive Zeiterfassung zugleich haben möchtest, aktiviere den "Einzel-Eintrags-Modus". Dieser stoppt laufende Einträge automatisch, sobald Du einen neuen Eintrag startest.

Wenn Du die Farbe unserer App ändern möchtest, tippe auf "Farbe ändern" und wähle Dir Deine Lieblingsfarbe.