Tutorial

2. Dokument erstellen

Dokument erstellen

Du kannst auf drei Wege ein neues Dokument erstellen:
- mit dem Plus-Button über der Dokumenten-Liste
- mit dem Dokument-Duplizieren-Button über der Dokumenten-Vorschau eines anderen Dokuments
- mit dem Mahnung-Erstellen-Button über der Dokumenten-Vorschau eines anderen Dokuments

Der Plus-Button über der Dokumenten-Liste erstellt ein neues, leeres Dokument. Dieses Dokument wird automatisch geöffnet und dessen Details angezeigt. Zuerst solltest Du entscheiden, welcher Art Dein Dokument sein soll: Anschreiben, Angebot, Rechnung, Honorarnote oder Mahnung. Das stellst Du über die Auswahl links neben der Dokumenten-Nummer ein.

Ein Anschreiben, ist wie ein einfacher Brief und hat nur ein Dokument-Datum. Für ein Anschreiben werden keine Einzelposten ausgegeben.
Ein Angebot, ist aufgebaut wie eine Rechnung und hat ein Dokument- und ein Gültigkeits-Datum. An ein abgelaufenes Angebot, wirst Du per Mitteilung erinnert. Ein Angebot wird mit einem Fragezeichen im Icon in der Dokumenten-Liste dargestellt.
Eine Rechnung und Honorarnote sind identisch aufgebaut und unterscheiden sich nur durch den Begriff Honorarnote.
Eine Mahnung enthält im Gegensatz zur Rechnung kein Lieferdatum. Sie wird mit einem Ausrufezeichen im Icon in der Dokumenten-Liste dargestellt.

Alternativ kannst Du auch den Dokument-Duplizieren-Button über der Dokumenten-Vorschau für ein bereits vorhandenes Dokument verwenden, um ein neues Dokument zu erstellen.

Dokumenten-Details

Wenn Du ein neues Dokument erstellst, oder in der Dokumenten-Liste doppelt klickst, öffnet sich das Dokumenten-Details-Fenster. Dieses zeigt die Details eines Dokuments auf mehreren Tab-Reitern an (z.B. Einzel-Posten, Betrag, Empfänger, ...).
Gib zuerst eine schlüssig nachvollziehbare und fortlaufend eindeutige Dokumenten-Nummer ein.
Zusätzlich kannst Du hier die Dokumenten-Art zwischen Rechnung, Anschreiben, Angebot, Honorarnote und Mahnung ändern.

Dokument erstellen - Einzel-Posten-Tab

Einzel-Posten-Tab

Auf dem Einzel-Posten-Tab erstellst und bearbeitest Du die Posten des Dokuments.

Über der Posten-Liste befindet sich ein Plus-Button zum Anlegen von neuen Einzel-Posten, und ein Papierkorb-Button zum Löschen von Posten.
Die Details eines Einzel-Posten kannst Du direkt in der Tabellen-Liste mit Klick auf die Werte eines Posten bearbeiten.
Die Zwischen-Summe unter der Posten-Liste gibt Dir eine Vorschau auf den ungefähren Betrag.

Bist Du mit den Posten fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Betrag-Tab

Betrag-Tab

Auf dem Betrag-Tab gibst Du weitere Details für den Betrag ein.

Möchtest Du einen Rabatt oder Zuschlag gewähren, kannst Du diesen hier prozentual angeben.
Gewährst Du Skonto, gib die Anzahl Tage und die Skonto-Prozente an. Auf dem Dokument wird dann ein Satz mit dem Skonto-Betrag unterhalb der Einzel-Posten ausgegeben.
Musst Du die Mehrwertsteuer ausweisen? Dann gib hier den Mw.St.-Satz an.
Die Gesamt-Summe wird automatisch aktualisiert und mit dem Währungs-Popup-Button kannst Du Rechnungen in verschiedenen Währungen erstellen.
Fehlt Dir eine Währung? Gib unserem Support Bescheid, dann fügen wir die Währung der Liste hinzu.

Bist Du mit dem Betrag-Tab fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Empfänger-Tab

Empfänger-Tab

Auf dem Empfänger-Tab wählst Du den Empfänger aus der Liste oder gibst eine neue Empfänger-Adresse ein.

Achte auf korrekte und vollständige Angaben, damit Dein Dokument auf dem Postweg ankommt.
Hast Du Deine Arbeitszeiten aus unserer App 'Taptile Zeiterfassung' exportiert und dabei einen eindeutigen Auftraggeber gefiltert, wird die Auftraggeber-Adresse in einem extra Textfeld unter den Empfänger-Adressdaten ausgegeben.
Du kannst die Auftraggeber-Adresse dann ganz einfach per Copy-und-Paste in die Empfänger-Adressdaten-Felder kopieren, um den Empfänger anzulegen. Das musst Du aber nur einmal machen, danach ist der Empfänger in der Rechnungs-App gespeichert.

Bist Du mit dem Betrag-Tab fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Absender-Tab

Absender-Tab

Auf dem Absender-Tab wählst Du Deine Absender-Angaben aus der Liste oder gibst neue Angaben ein, dazu gehört z.B. Deine Bank-Verbindung und Deine Steuernummer.

Achte auf korrekte und vollständige Angaben, damit Deine Rechnungen vom Empfänger ohne Nachfrage bezahlt werden kann.
Zusätzlich zu Deinen Adress-Daten kannst Du auch ein Logo und eine Unterschrifts-Bild-Datei per Drag-and-Drop hinterlegen, die auf den Dokumenten mit ausgegeben werden können.
Wichtig ist, dass Du Deine Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer angibst. Hast Du eine Umsatzsteuer-ID reicht diese aus.
Achte auf die korrekte Bank-Verbindung, damit das Geld auf das richtige Konto gebucht wird.

Bist Du mit dem Absender-Tab fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Text-Tab

Text-Tab

Auf dem Text-Tab kannst Du alle weiteren, benötigten Angaben unterbringen.

Die Anrede erscheint direkt unter der Betreff-Zeile oberhalb der Einzel-Posten-Tabelle.
Zusätzlich kannst Du weiteren Text über und unter der Einzel-Posten-Tabelle ausgeben.
Auf Anschreiben wird keine Einzel-Posten-Tabelle ausgegeben.
Möchtest Du einen Zeilenumbruch in den Textfeldern eingeben, verwende dazu die Tastenkombination ALT-Return.

Bist Du mit dem Text-Tab fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Datum & Layout-Tab

Datum & Layout-Tab

Auf dem Datum & Layout-Tab gibst Du das Dokumenten-, Liefer- bzw. Leistungs- und das Fälligkeits bzw. Gältigkeits-Datum ein.

Für eine nach DIN-Standard korrekte Rechnung sind alle drei Angaben vorgesehen und werden auf der Rechnung ausgegeben.
Anschreiben, Angebote, Rechnungen, Honorarnoten und Mahnungen verwenden unterschiedliche Datums-Angaben.
Zudem kannst Du zwischen verschiedenen Dokumenten-Layouts wählen.
Möchtest Du, dass wir ein neues Layout mit aufnehmen, sende eine Anfrage an unseren Support.

Bist Du mit dem Text-Tab fertig, klicke auf den Weiter-Button unten rechts.

Dokument erstellen - Dokumenten-Vorschau

Dokumenten-Vorschau

Schliesst Du das Dokumenten-Details-Fenster wird Dir in der Dokumenten-Vorschau-Ansicht das Dokument mit dem gewählten Layout angezeigt.

Über der Dokumenten-Vorschau-Ansicht hast Du Buttons zum Duplizieren, Mahnung erstellen (nur bei fälligen Rechnungen!), Versendet-Markieren, PDF-Exportieren und Drucken dieser Rechnung.