Tutorial

3. Dokumenten-Status & -Workflow

Dokumenten-Entwurf

Dokumenten-Entwürfe

Hast Du ein neues Dokumenten erstellt (oder es noch nicht mit dem Status 'Versendet' markiert) ist dieses im Status 'Entwurf'.
Damit erscheint es in der Liste der Dokumenten-Entwürfe und natürlich bei 'Alle' Dokumente.
Du erkennst einen Entwurf auch daran, dass der Button, um es als 'Versendet' zu markieren noch aktiv/ farbig ist.
Dies ist der Briefumschlag-Button in der Mitte über der Dokumenten-Vorschau-Ansicht.

Dokument Versendet markieren

Dokument 'Versendet' markieren

Hast Du ein Dokument an den Dokumenten-Empfänger versendet, solltest Du das Dokument als 'Versendet' markieren.
Dazu verwendest Du den 'Versendet'-Markieren-/ Briefumschlag-Button in der Mitte über der Dokumenten-Vorschau-Ansicht.

Sobald ein Dokument als 'Versendet' markiert ist, erscheint es in der Liste der versendeten Dokumente, nicht mehr bei den Entwürfen.
Zudem ist das Dokument dann für die Bearbeitung gesperrt, damit Du keine versehentlichen Änderungen vornehmen kannst.
Und neben dem 'Versendet'-Markieren-Button ist jetzt der 'Erledigt'-Markieren-Button sichtbar.
Musst Du ein versendetes Dokument editieren, erstelle ein Korrektur-Dokument, indem Du ein Dokumenten-Duplikat mit dem Duplizieren-Button erstellst und dieses bearbeitest.

Fällige Dokumente

Sobald ein nicht als 'Erledigt/ Bezahlt' markiertes Dokument ein Fälligkeits-Datum vor dem heutigen Tag aufweist, erscheint dieses jetzt fällige Dokument in der Liste der fälligen Dokumente.
In dieser Liste siehst Du auf einen Blick, welche Rechnungen noch zur Zahlung ausstehen, oder auf welche Angebote, Du noch keine Antwort erhalten hast.

Du erhältst täglich eine Mitteilung über die macOS-Mitteilungs-Zentrale über alle fälligen Dokumente, wenn Du das in den Einstellungen unserer App aktivierst. So verlierst Du nie wieder ein abgelaufenes Angebot oder eine fällige Rechnung aus dem Auge.

Hat ein Rechnungs-Empfänger eine Rechnung bezahlt, oder Dir auf ein Angebot eine Antwort geschickt, solltest Du dieses Dokument als 'Erledigt' markieren.

Dokument Erledigt markieren

Dokument 'Erledigt' markieren

Um ein Dokument als 'Erledigt' zu markieren, verwendest Du den 'Erledigt'-Markieren-Button in der Mitte über der Dokumenten-Vorschau-Ansicht, rechts neben dem 'Versendet'-Markieren-Button.

Auch dieser Button wird anschliessend grau und das erledigte/ bezahlte Dokument wird nur noch in der Liste der erledigten Dokumente (und unter Alle) angezeigt.

Sobald Du ein Dokument als erledigt/ bezahlt markierst, kannst Du ein weiteres Datum bearbeiten, welches Du als Erledigungs- bzw. Zahlungs-Eingangs-Datum verwenden kannst. So kannst Du auch später noch nachsehen, wann für eine Rechnung die Zahlung eingegangen ist.